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「社会人のあなたに」(17)~外資系企業でのWeb/ ビデオ・電話会議を成功させる秘訣(後編)~

今回も外資系企業での社内Web会議の成功秘訣のお話です。
前回は準備段階での重要事項でしたが、今回は特に会議中の心構えや対処方法など、
より実践的なところに入っていきます。

“Face to Face”会議ではないので、より高い英語コミュニケーション能力が必要になります。
しかし、十分な事前準備と当日のスマートな対応術があれば、心配ありません。

積極的な参加姿勢や発言・コメントなどにより、Web会議を成功に導き、
あなた自身の社内プレゼンスを向上させることができます。
ぜひ、上手にこのWeb会議のチャンスを生かしてください。

 

(はじめに)成功のための事前準備の確認

事前準備を行うことにより、スムーズで快適なWeb会議を迎えることができます。

(1)会議のAgendaを確認し、そのゴールを把握します。
   自分の担当領域で必要とされているものがあるか、なども確認します。
(2)会議への参加メンバーなども情報入手しておきましょう。
(3)議題に関連した過去の打ち合わせ履歴のメールなどもチェックしておきましょう。
(4)自身の発言やコメントの整理もしておきましょう。

もし、あなたがWeb会議の主催者であれば、上記の準備も行いますが、
参加者への事前依頼なども必要であれば、行ってください。
また、関連資料(当日使用するもの)も入手しておいたほうが宜しいでしょう。

 

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Web会議中での心構えと対応術

さて、いよいよ当日です。
何よりもリラックスして臨んでください。
問題解決のためや情報シェアなど、様々な目的で招集されているでしょう。
同じチームメンバーという意識で頑張ってください。

1.いつも以上の集中力で臨む

打ち合わせに臨むには、まずは集中力が大切です。
お分かりの通り、やはり英語リスニング力が肝です。
しかし、事前に議題や会議の目的などを把握していますので、
内容の理解がそれほど難しくはないでしょう。
参加者の情報も入手しておけば、より一層バックグラウンドを把握できます。

海外拠点との会議ですので、時差の関係で日本が深夜
もしくは早朝などの場合も考えられます。
外資系企業であれば、時差問題は避けては通れません。
コンディションの調整も注意してください。
会社ではなく、自宅から参加する時は、家族への配慮も忘れないように
ヘッドセットやマイクを使用したほうが良いでしょう。

 

2.ネット回線が悪く、聞き取れない場合も慌てない

ネット環境や回線の関係で、音声や映像の調子が良くないケースもたまにあるでしょう。
しかし、慌てないことが大切です。
聞き取れなかった場合は、堂々と聞き直してください。

“Excuse me. I cannot hear you. I missed your comments.
Could you please repeat again?”

回線が悪いのは、相手方の環境が原因かもしれません。
再度の繋ぎ直しや、カンファレンスのシステムに再ログインするのも良いかもしれません。
その場合、途切れたところから再度説明してもらってください。

“I just come back to the line. Here I am. So I missed your explanation last 2 minutes.
Could you repeat it again?”

 

3.積極的に参加する

Web会議に積極的な姿勢で参加することにより、相手の話のポイントや
意図などの理解が進みます。

聞き逃しや、誤解なども極力防ぐことができますので、前向きな姿勢で臨んでください。
また、発言のチャンスも逃さないでしょう。

もし、言語的に意味が分からなかったり、理解できないところがあれば、
質問は積極的に行ってください

Do you mean that~? と聞いても、大丈夫です。
その質問により、他のスタッフ(参加者)にも意味がクリアーになるかもしれません。

 

4.REC機能なども使用して良いですが。。。

最近のWeb会議システムやアプリケーションでは、録音機能が付いています。
場合によっては、使用しても良いでしょう。
しかし、この機能を頼りにして、安心するのは避けたほうが良いです。
あくまでも会議後に、相手会話のコメントや説明の再確認だけのものです。

積極的な姿勢で、集中していますので、Web会議中はそのREC機能は
そもそも意味がありません。
ライブです。
むしろ、後で「Web会議後のアクション」で説明します議事録や配布されたメモで
確認を取るほうがお勧めです。

 

重要なWeb会議後のアクション

ようやくWeb会議が終わりました。
お疲れ様でした。

その打ち合わせで問題が解決することもあるでしょう。
しかし、多くの場合は解決までには至らず、
解決のための今後のアクションアイテムが明確になるでしょう。
Web会議後のアクションはとても重要になってきます。

 

1. 議事録(meeting minutes)の作成

会議の主催者に議事録や会議メモを作成してもらえるケースがあります。
終了後にメールで配信してくれます。
配布されたら必ず目を通してください
またコメントで理解できないところがあれば、必ず作成者に質問なりをしてください。
決してそのままにしないでください。

自分自身がWeb会議の主催者であれば、一両日中に作成して配布してください。
配布先は当日、会議に参加したメンバーと、欠席した重要メンバー。
そして自分の上司や関係者にもCCで配布したほうが良いでしょう。
いろいろサポートやアドバイスもくれるかもしれません。
たとえ、One to Oneの二人での打ち合わせであっても、
会議メモを作成してください。

自分が作成した議事録の場合、もしかして「抜けているポイント」があるかもしれないと、
心配になるでしょう。
その場合、その旨をメモの最後に付け加えておくのも良いでしょう。
“Please add your comments including action items if I missed”など入れておくと、
親切なメンバーが付け加えて、全員返信で返してくれます。
そのセンテンスの部分の色を変えて、送ってくれたりもするでしょう。

 

2. アクションアイテムの確認

その議事録やメモの中には、今後のアクションアイテムが必ず記入されています。
「誰が」、「いつまでに」、「何をするのか」が明記されているはずです。
それに従って、対応してください。
Web会議当日に挙がらなかったアイテムもあるかもしれません。
注意して、漏れの無いように、取り組んでください。
以下を参照してください。
新商品のプロモーションに関してのWeb会議をしたようです。

3. フローアップ作業の遂行

最後にアクションアイテムに沿って、自分の作業などがあれば、
締切日(Due date)まで完了してください。
もし締切日までに完了できなさそうであれば、
その旨をメンバーとシェアして、新たな日程を調整してください。

もしあなたが、メンバー(参加者)のアクションの進捗度を確認する立場であれば、
積極的に行ってください。
個別に担当者に確認をするのが大変であれば、作成した議事録(メモ)を利用して、
その中でアップデートを記入してもらっても良いでしょう。
また、エクセルなどを管理(進捗)シート・リストにして、
利用するのも効率的かもしれません。

再度、メンバーを集めてWeb会議を開くのも良いでしょう。
その会議で新たな問題やアプローチ方法なども見つかるかもしれません。
状況に応じて、アレンジしては如何でしょうか。

 

まとめ

Web会議には積極的な姿勢で、集中力を持って臨みましょう。
聞き逃したり、意味が理解できない場合も、質問をしてクリアーにしましょう。
また、会議後のアクションは重要になります。
作成された議事録に記入されたアクションアイテムを確認し、
フォローアップ作業を確実に行いましょう。

ぜひWeb会議を上手に活用して、社内のコミュニケーションを
効果的に取っていきましょう。
必ず(海外の)拠点を越えた「プロジェクトの成功」や「問題解決」ができるでしょう。

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