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「社会人のあなたに」(16)~外資系企業でのWeb/ ビデオ・電話会議を成功させる秘訣(前編)~

外資系企業では海外本社や拠点とのコミュニケーションで、
電話もしくはビデオ会議(Web経由)システムを導入し、
企業内でのスムーズなコミュニケーションや問題解決のために頻繁に活用されています。

“Face to Face”会議ではないので、コミュニケーションに難しい部分もあります。
しかし、Web会議をコーディネートし、議題をリードしていくことにより、
あなた自身の社内でのプレゼンスを向上させることができます
ぜひ、力を発揮してください。

今回はWeb会議において、成功に導くための工夫や注意点についてお話しします。

 

(はじめに)セットアップされたWeb会議のタイプや種類を把握

頻繁に海外とのやり取りが発生する外資系企業では、
IP電話回線での電話会議やWeb経由でのビデオもしくは音声会議が通常です。
ビデオ会議は音声と映像が流れますが、電話などの音声会議では、
声だけでのコミュニケーションになります。
英語コミュニケーションの難易度もかわってきます。
やはり音声だけではなく、映像を通して表情など見えれば、理解しやすいでしょう。

会議の参加人数も様々でしょう。
「一対一」タイプもあれば「複数人・複数拠点」タイプもあります
特に後者の場合、どこの拠点(部署)の誰が参加しているかなど、
十分に把握したうえで臨んでください。
内容を理解したり、発言したりするうえでも、その情報は重要になります。
(後ほど「成功するための事前準備」で説明します)

あなた自身が会議をセットアップする場合、どのタイプのWeb会議がベターかを
十分に考えてください。
重要なのは如何にスムーズにコミュニケーションを取り、
仕事を進めるかということです。

 

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誰がセットアップした会議?

「このWeb会議(打ち合わせ)には招待されたのですか?」
もしくは「あなたが会議を開催して、関係者を招待したのですか?」
Web会議には、招待されることもあれば、自分が主催し、
メンバーを招集することもあるでしょう。

多くの関連部署からWeb会議出席の依頼があるでしょう。
たとえ出席が必須でない場合も時間の許す限り、
積極的に参加されては如何でしょうか。
コメント、意見、または提案などできれば、
十分にあなたのプレゼンスは向上するでしょう。
せっかくの機会であり、多くのメンバーとコミュニケーションをとり、
社内ネットワークを広げ、幅広く面識をもつことは、とても重要です。

自分から会議招集する場合もあるでしょう。
積極的に開催されては如何でしょうか。
外資系企業では、このような積極的な取り組みは特に評価されます。
海外の拠点を巻き込んで、まさにグローバルに問題解決に取り組むことは、
非常に重要です。

=========================================================
Dear team:

I would like to share the information about target customer projects and to discuss action items for getting business wins.

Please join the video conference next week.
I will soon give you the fixed schedule and the participation code#. Thank you.

Best regards,
KK
=========================================================

上記の招集メールでは、まだ日程も決定していないようです。
次の「成功のために事前準備」で説明するのですが、
Agenda(議題)などの詳細も案内メールの段階で決めているのであれば、
ぜひ書き込んでください。
数人(もしくは多く)にメールにて案内する場合、
宛名は「Team」や「チームメンバー」などで大丈夫です。

 

成功するための事前準備

英語プレゼンテーション同様、会議や打ち合わせにおいても、
その事前準備は大変重要です。
では、ステップごとに説明していきます。

1.Agenda(議題)を明確にする

打ち合わせに臨むには、まずは議題が何かを確認してください
Invitationでは、詳細が書かれていないケースもあります。
その場合、事前に主催者に聞いてください。
また、参加する自分に「何を期待しているか」を聞くのも良いでしょう。
何を準備してWeb会議に臨むかは重要です。

もしあなた自身が、主催するのであれば、
参加者にできるだけ事前にその旨を伝えてください。
アジェンダを明確にしてあげることにより、打ち合わせを上手にコーディネートできます。
また、当日使用する資料などがある場合、事前に入手しておくのも良いでしょう。
あらかじめ目を通しておくことにより、相手の説明が理解しやすいでしょう。

 

2.誰がInviteされているかを確認する

Web会議に招集されているのは、あなただけですか?
もしくは、他の誰かも参加しますか?
議題もそうなのですが、招待されているメンバーにより、
「打ち合わせの質や量」も当然変わってきます
例えばある部門の部長や、事業部長クラスの人が参加するのであれば、
準備する内容も当然、分厚くしたほうが無難でしょう。

参加者の確認手段として、社内のメール&スケジュール・システムなどで
参加者が誰なのかを確認しても結構です。
もしくは主催者にアジェンダを確認する時に、参加者も聞いてみるのも良いでしょう。

あなたも打ち合わせに招集されたということは、とても重要な参加者であり、
ポジションにいるということです。
ぜひ積極的に参加してください。

 

3.やり取り履歴を再確認する

今回のWeb会議は以前の続きや定例開催の会議でしょうか?
このような前回から引き続きの場合、必ず以前の「議事録」や「メモ」を見直してください。
宿題事項や確認事項などがあった時は、速やかに完了させてください。

個別メールなどでやり取りをしていたが、
今回はWeb会議に進んだというケースもあるでしょう。
その場合もそのやり取り履歴を十分に頭に入れ、確認事項などをクリアーにした後、
会議に参加してください。
個別メールではなかなか解決しなかった問題なども、
このWeb会議などで大きく進展するケースも多々あります。

 

4.あなたのコメントや意見を整理しておく

アジェンダ、参加者、やり取り履歴の確認が終われば、
次が準備の最終段階になります。
自分自身の考えや意見などをまとめておいてください。
当然、宿題事項や事前依頼されていることがあれば、完了させておいてください。

場合によってはデータをまとめ、分析などをあなたがする役割かもしれません。
大変な作業かもしれません。
そしてWeb会議では、それに関しての説明もすることになるでしょう。
入念に資料作成およびコメントを準備してください。

忙しい時間を割いて、メンバーは参加していますので、
スムーズな効率的な打ち合わせは重要です。
そのためにも十分に準備をすることは必須です。
準備万端にして、Web会議に臨んでください。

 

まとめ

招集されたWeb会議には積極的な姿勢で臨むようにしましょう。
また自分自身でも積極的にWeb会議を開催して、
海外拠点のスタッフを巻き込んでいきましょう。
Web会議を成功させるためにも事前準備を行いましょう。

1. 会議のAgendaを確認し、何を求められているかを把握する。
2. 誰が会議に収集されているかも事前に情報入手しておく。
3. 打ち合わせに関する過去のやり取りメールなどの履歴を確認する。
4. Web会議で発言するコメントや意見も整理し、準備する。

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