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「社会人のあなたに」(15) ~プレゼン・ミーティングで数字表現の間違いを防ぐアイデア~

外資系企業でのプレゼンやミーティングなどのコミュニケーションで、
「数字」は日常的に扱うでしょう。
その数字を聞き違えたり、言い間違えたりすることは、大変なミスであり、
避けなければいけません。

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そこで、今回は数字表現において、便利で間違いを少なくするための
工夫や注意点についてお話しします。

 

K, Mの単位を有効に使用

間違いを防ぐには、簡素化することは有効です。
たとえば、売上金額や数量など桁数の多い数字については、
「K」や「M」といった単位を盛り込むようにしましょう

通常、ネイティブ・スピーカーも積極的に使っています。
長い数字を書いたり、話したりするのは、誰でも面倒で、
間違いも起こる可能性があります。

「K」はthousandであり、「千」になります。
“$320,000-”は、“$320K”で表現します。
ちなみに“$29,800-“であれば、“$29.8K”になります。

「M」はmillionで、「万」単位になります。
“6,800,000 units”であれば、“6.8M units”になります。

KとMは特に大文字でも小文字でも特に決まりはありません

数字の大きさや桁数などによっては、このような単位を上手に使用しましょう。
コミュニケーションが簡素化でき、スムーズに進めることができます。
資料などでは「フルに数字」が並んでいたとしても、
会話の中ではKやMを使っていきましょう。

 

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Roundingをする方法

いわゆる「四捨五入」で数字を概算にしてしまう方法です。
先ほど説明したKやM表現と組み合わせと使えば、極めて有効です。
正確な数字を必要としない時は、このような概算表現も大丈夫と思われますが、
状況を考えて使用してください。

例えば、$320,085-であれば、$320kになります。
100の位で四捨五入になります。
About, approximately, roughlyなど「おおよそ」というような表現を合わせても大丈夫です。
プレゼンなどの発表において、具体的な数字が「スクリーン」や「手元の資料」に
明記されている場合、口頭でこの概算のroundingで表現することは、とても有効です。

桁数の多い数字には、このRoundingとK・M単位の表現を
上手に組み合わせて活用してください。
「繰り上げたり」、「繰り下げたり」する桁をどこにするかは、状況に応じて行ってください。

 

ぜひ使いたい2xや3xなどの「X」表現

日本語でも時々見かける表現です。
ビジネス・シーンでは、よくネイティブ・スピーカーがこの「x」表現を好んで使います。
読み方(かた仮名で書くと)は「エックス」です。
2xは2倍で、3xは3倍となり、「x」は倍数を表します。
序数にはならないので注意してください。

売上や利益などが「x」となり、倍々で増えていくということは、
非常にポジティブな内容になります。
プレゼンや会議などでは効果的にこの表現を使ってください。
この部分を強調して話すと、非常に受けが良いでしょう。

以下の例文を参照にしてください。

Please look at the chart showing the revenue tread for 5 years. We achieved 2x growth for the period.
(過去5年間の売り上げトレンドを示したグラフを見てください。その期間で2倍の成長を我々は成し遂げました。)

たとえば2.5倍に増えた時はどうでしょう?
“2.5x”とはあまり聞いたことがありません。
小数点と、この「X」表現は組み合わせないのが普通のようです。
確かに少し、言いにくく、ゴロが悪い感じもしますね。

では、以下の表現で如何でしょうか。

The revenue was increased in the last 5 years more than double.
(この5年間で売り上げが2倍以上、増加しました)

 

“By” と “To” の違いに注意

たとえば「売り上げがどれぐらい増加した」という表現などで
気を付けてほしいポイントがあります。
前置詞のbyとtoを間違えてしまうと、まったく内容が異なってきます。

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以下で「売り上げ増加」の例文を取り上げますので、確認してください。

1.「売り上げがxx増加した」という表現

「xx」は増加した分になります。
この時はbyを使います
$320Mから$350Mに増加したとしましょう。
結果は$30Mの増加分になります。
そのため、by $30Mとなります。

また、byの後には「%」表示も大丈夫です。
%を使って増加分を表現しましょう。

The revenue increased by $30M from last year.
(売り上げは昨年から$30M増加しました。)

The revenue increased by 10% roughly from last year.
(売り上げは昨年から概ね10%増加しました。)

2.「売り上げがxxに増加した」という表現

1と違い、いくらになったか(到達したか)を表現するときは、toを使います。
到達点が来る表現です。
1と同様に$320Mから$350Mに増加したときの到達点は、$350Mです。

The revenue increased to $350M form last year.
(売り上げは昨年から$350Mまで増加しました。)

 

通貨単位や換算は注意する

外資系企業であれば、本社は海外のどこかです。
日本以外ということは、「通貨は円ではない」でしょう。
あなたの企業が「本社所在地の国の通貨」を基本としているのであれば、
USドル、ユーロ、ポンド、元、それともその他でしょう。

日本にいるあなたは、当然日本円でビジネスをしていますが、
売り上げ管理通貨は日本円もしくはその他の外貨かもしれません。
様々な状況において、通貨を考慮したり、為替レートで換算したりすることがあると思います。
十分にその点は注意して、コミュニケーションしてください。

資料、レポート、メモなどに金額を書く場合、通貨記号の$、¥、€、£などを
忘れずに明記してください。
また、換算したときの為替レートなども示しておくのも方法です。

 

最後に

今回ご紹介した「数字」と「数字表現」はビジネス・コミュニケーションにおいて、
重要になります。

「言い間違え」や「聞き間違え」は、たとえ日本語であってもよく起こってしまうことです。
外国語である英語表現ですので、もっと注意深く対応していくことが重要です。

1. KやMの単位を盛り込むことにより、簡素化する。
2. 四捨五入も状況においては行い、細かい数字を避ける。
3. 2x(2倍)、3x(3倍)などの「x」表現を効果的に使う。
4. 前置詞のbyとtoの使い方に注意する
5. 通貨単位、為替レートや換算にも注意する。

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