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「社会人のあなたに」(13) ~外資系企業での社内英語プレゼン術(実践編)~

今回も引き続き、外資系(多国籍)企業での英語プレゼンのおさえるべき極意です。
特にプレゼン当日に役立つ実践編を取り上げます。
もしプレゼンが苦手で、上達させたいと思っているのであれば、
ぜひ実践してみてください。

 

英語プレゼン成功の7つの秘訣

1.プレゼン時間は絶対厳守です

プレゼンには制限時間はつきものです。
きっちりと決められた時間が無くとも、「おおよそ何分」という持ち時間があるはずです。
この時間を厳守することはプレゼンの基本中の基本ルールであることを認識してください。
時間管理をしたうえでプレゼンを行ってください。

プレゼンの内容や資料を作成する時に、その割り当て時間を考慮してください。
説明やページ進行の時間配分を事前に考えておいてください。
しかし、実際のプレゼンは、早く進んだり、遅くなったりしますので、
臨機応変な対応が必要です。

*プレゼン中は目に入るところに時計を置いて、時間を気にする。
*タイムキーパーがいる場合、その時間のサイン(残りxx分)を見落とさない。
*時間が無くなってきた時は重要でないページの説明などをスキップする。

質疑応答があるので、それを含めての時間管理は大変難しい場合もあるでしょう。
社内のプレゼン・オーガナイザーや進行役がいれば、
プレゼン中にその旨のコミュニケーションをとっても良いでしょう。

 

2.しっかりAudienceを見て話す

通常、パソコンを使い、それをプロジェクターでスクリーンなどに
投影することが多いでしょう。
その場合、どこを向いて話せば良いでしょうか?

基本はプレゼンに参加し、あなたの話を聞いているAudienceに向かって、
話をしてください。

スクリーンに投影した資料を終始見ながら、説明するのは避けてください。
たとえ、素晴らしい英語で、内容も立派なプレゼンでもNGです。

当然、スクリーンのグラフや写真を指しながら、説明することもあるでしょう。
その場合も、その必要な時のみ行ってください。
もしくは、操作パソコン上でそのグラフや写真をマウスを使うなどして、
説明するのも方法でしょう。

TEDなどを見ていると、演台を広く使って大きなアクションで、
プレゼン・パフォーマンスを行っています。
ここまでする必要はありませんが、堂々とAudienceに向かって、
自信をもって英語プレゼンを展開してください。

 

3.意識的にアイコンタクト

「Audienceを見て話す」ということと同時に、アイコンタクトも行ってください。
聞き手の目を見て話をしてください
人の目を見て話すことが苦手な人も多いでしょう。
しかし、プレゼンでアイコンタクトを行うことにより、
あなたのメッセージがより聞き手に効果的に届きます。
あなたの熱意が伝わり、説得力のあるプレゼンができるでしょう。

アイコンタクトの時間ですが、3秒ぐらいで結構です。
あるメッセージや説明を特定の人に伝えたい時には、
必ずその人の目を見て説明してください。
また、もし質問者に耳を傾ける時は、3秒以上になるでしょうが、
しっかりアイコンタクトを行ってください。

 

4.ジェスチャーや表情は自然な感じで

日本人はジェスチャーを日常生活・仕事であまり使いません。
日頃使わないのに、プレゼンで意識的に使うと、逆に不自然になります。
ジェスチャーに関しては、あまり意識せずに自然に行ってください。
「この時はこのジェスチャーをしなくてはいけない」ということはありませんので、
安心してください。

プレゼン中は緊張しているでしょうから、顔の表情も「硬い」感じが出ると思います。
しかし、数分もすると慣れてきて、落ち着いてくるとでしょう。
表情も意識などしなく、ごく自然な感じで大丈夫です。

 

5.スクリーンに投影する文字は細かくならないように

資料の文字(フォントサイズ)は小さくならないようにしてください
資料作成段階で、このことを十分に考慮してください。
基本は箇条書きでシンプルな表現にしてください。
そうすれば、文字数も多くはならないでしょう。
パワーポイントの文字でメッセージすべてをカバーしようとは思わず、
話し言葉で表現してください。

会場の後ろの人が、スクリーンの文字が見えれば、概ね大丈夫です
長々と文章を読むというにならないように、サイズを調整してください。
どうしても表の中に文字を打ち込んだ場合、仕方なく小さくなるケースもあるでしょう。
その場合は、「配布資料を見てください」(Please take a look at your hand-out)など、
その旨を伝えたほうが良いでしょう。

 

6.レーザーポインターは効果的に使用

多くのプレゼンでレーザーポインターは準備されているでしょう。
もしくは「マイ・ポインター」を持参される方も多いでしょう。
ポインターの使用で、プレゼンの説明やメッセージなどを
効果的に伝えられるでしょう。
しかし、このポインターも上手に使用してください。
ポインターを多用しすぎるのは避けてください

Audienceに体を向けて、顔を見て、そしてアイコンタクトをしていますので、
ポインターを多用しているということは、
スクリーンを見ながら話していることになります。
従って、ポインターを使うときはあくまでも、スクリーン上の何かを
説明する時などにとどめてください。

 

7.質問の受け方や回答は重要です

質問はプレゼンの途中で受けたり、または最後に質疑応答という時間を
設けるケースがあるでしょう。
どちらのケースで行うかなどを事前に確認なり、決めていたほうが良いでしょう。
Audienceの質問に対して的確に回答をすることは大変重要です
その回答がプレゼンの補足説明になり、より効果的なメッセージや
説明が伝えられる場合もあります。

*質問は全身全霊で聞き取る。(少し大げさですが)
*質問内容は繰り返して、相手に再確認する。
*回答後、質問者に「この回答で満足か」、「回答として成立しているか」を聞く。
*答えられない場合は、確認後に、回答を約束する。(追ってE-mailなどで)

2番目の*で説明した「質問を繰り返すこと」はとても重要です。
相手の質問を自分の言葉にして聞き直すことをお勧めします。
これをParaphrasingと言います。
このパラフレーズを行うことにより、回答を頭の中で整理できます。
そして、相手の質問を的確に理解できたかを確認することができ、
見当はずれの回答を防ぐことができます。

(補足)パラフレーズ例

実際にプレゼンでの質問の受け方としてのパラフレーズの例を見ていきましょう。
以下のグラフのデータに関して、ある参加者から質問がありました。

(質問)
The revenue was increased from 2013 to 2014 even though the market share didn’t change for the period. Please let me know what made the revenue increased. I need to know the most important reason.

(パラフレーズで確認)
Your question is what is one of the important reasons why the revenue went up from 2013 to 2014. Is it correct?

質問者が長々と発言し、その中で質問が含まれていることも多々あります。
その場合も質問部分のみを取り出し、パラフレーズで確認してください。
きっと質問者に満足してもらえる回答ができるでしょう。

 

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まとめ

1.プレゼン時間を厳守する:時間配分に十分注意する。
2.聞き手であるAudienceに体を向け、アイコンタクトを心がける。
3.表情やジェスチャーは自然体で。
4.プロジェクターで投影する文字は小さくならないようにする。
5.レーザーポインターは多用しすぎない。必要な時に効果的に使用する。
6.質問は正確に聞き取り、理解し、確認した後、回答する。
7.質疑応答では、パラフレーズを行うようにする。

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