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「社会人のあなたに」(12)~外資系企業での社内英語プレゼン術(準備編)~

外資系(多国籍)企業では英語でプレゼンテーションをする機会が多々あります。
社内での自分自身のプレゼンスを高めるうえで、
その機会を成功に変えていくことは大変重要です。
今回と次回の2回に分けて、英語プレゼンをいかに成功に導くか、
そしておさえるべき鉄則をお話ししていきます。

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英語プレゼンは十分な準備と心構えが大切です(6つの基本事項)

1.プレゼンの目的やゴールを明確に

そもそもプレゼンの目的は何でしょうか?
何をプレゼンするのでしょうか?

まずは、その目的を確認し明確にしてください。
どういう結論(Conclusion)に持っていくかにより、
プレゼンの進め方、ページ構成やメッセージなどが決まってきます

最初にメッセージの結論、つまり最後のページのConclusionを作ってください
それに導くプロセスをできるだけ論理的に構成していってください。
必ずしも、そのプレゼンがハッピーエンドのような「素晴らしい結論」ではなく、
「なにか問題を提起し、その問題の解決策」を伝えるかもしれません。
そのような場合でも、メッセージは明確に伝えるようにしてください。

 

2.社内のプレゼン・ルールがあれば、それを遵守

「社内で行うプレゼンには何かルールがありますか?」

外資系企業では、プレゼンを定期的に行います。
たとえば、部署やグループにおけるプロジェクトの進捗を確認するために
行うケースも多々あります。
このような場合、テンプレート資料や進め方のルールを決めて行うことがあります。

フォーマットやページ構成を予め指定し、
使用する数値データなども与えられることもあります。
そのようなルールがある場合、そのやり方を必ず遵守して行ってください
もし、決まったルールがない場合でも、プレゼンのオーガナイザーに
事前に確認や相談をしたうえで、準備を進めるのも良いでしょう。

 

3.誰がAudienceかを頭に置いて

「あなたのプレゼン会場に誰が来て、参加しますか?」

社内の誰に対してプレゼンを行うかを念頭に置いて、準備を進めていってください。
海外から来た取締役もしくは社長などの場合、
あなたのプレゼンの重要性はいつも以上に増します。
資料内容やメッセージ内容も十分に考慮してください。

「Audienceがどのようなこと(内容)を望んでいるのか」
「どれくらいの期待値なのか」などを想定しみるのが良いでしょう。

流暢な英語を望んでいません。
しっかりと構成された伝わる内容で、パッションがあれば、
必ず聞き手にメッセージは届きます。
自信をもって行ってください。

 

4.プレゼンのストーリー展開は重要: できるだけ論理的に

どのようにConclusionまで導くかのプロセスは重要ですので、
説明資料の目次(アジェンダ)は十分に検討してください。

「この原因がこの結果を生み出した」など論理的な説明が必要です。
また、数値やデータを効果的に使い、グラフなども駆使してください

以下の2つの例文を比べてください。
どちらが好ましいかを考えてみましょう。

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”because”までは同じで、それ以降に注目してください。
工場での品質改善策がうまくいったようです。

(1)This corrective action of Kaizen project had a positive impact on manufacturing productivity because there were only 10 failure units in the production lines after implementing the action.

(2)This corrective action of Kaizen project had a positive impact on manufacturing productivity because the failure rate dramatically decreased by 95% from the previous year.

(1)は不良の個数がたった10個なので、改善策が功を奏したと言っています。
(2)では前年に比べて95%も不良率が減ったと伝えています。
明らかに(2)のほうが、好ましい表現ということが、お分かりになられたでしょう。

なぜなら、(1)では、改善前までの不良の個数や、全体の生産数がわからないため、
もしかすると、改善前が11個の不良で、それが10個になっただけかもしれませんし、
全体の生産数が20個だとすると50%の不良率となるからです。

そういう意味で、(2)の方が好ましいのですが、実は(2)も例えば、20個あった不良品が
1個になった場合、95%の不良改善率となるのですが、全体の生産数がないと、
正確に評価することができません。
そのため、こういうケースでは必ず、全体を見渡せるデータを入れておきましょう。

 

5.リハーサルと練習は十分に行う

母国ではない英語でプレゼンを行いますので、何度もリハーサルや練習を行ってください。
パワーポイントなどの資料作成にエネルギーを使い切り、
そしてプレゼン前日に出来上がり、十分な練習を行わずに、
当日を迎えるのはけてください。

可能であれば、チームメンバーや上司にも立ち会ってもらうのも方法でしょう。
英語表現や説明の仕方などのアドバイスをもらえることも期待できます。
もし、グループにネイティブ英語スピーカーがいれば、大変助かります。
プレゼンは緊張するものです。
十分な練習を行うことにより、自信をつけることができます。

 

6.話すことはポイント(要点)をメモにしてください

「各ページで何を話すか」などのポイントは整理してください
何を話すかを事前にセリフのように書き出し、それを丸暗記される方もいますが、
それは止めたほうが良いです。
プレゼン本番当日に、セリフを忘れてしまって「頭が真っ白」になり、
何も話せなくなる可能性があります。
プレゼンは緊張しますので、十分に起こりえます。

セリフの丸覚えではなく、箇条書きなどで、話すポイントを
書き出しておくのが良いでしょう。
メモはプレゼン時に見ても、少しも不自然ではありません。
しかし、そのメモに話す言葉(セリフ)をすべて書きだし、
それを棒読みすることは避けてください。
あくまでも要点のみを書き出して、それを確認しながら、
その時のAudienceの状況を見て、最適な言葉を選んでください。

 

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(補足)プレゼンでの要点メモ例

以下のグラフを使ったプレゼンをしたと想定してみましょう。
メモで要点のみを記入しておき、話す内容は事前に頭に入れておきます。
ある営業会議のようです。

The chart shows the market trend for 10 years, representing our revenue and market share. The revenue has been increasing after Lehman shock year. Especially, we can identify the huge jump up from 2013 to 2014. One of the reasons why we achieved the excellent jump-up is we lunched the new strategic brand in the market in 2013, and then we earned the revenue in 2014. On the other hand, the market share has not changed for 5 years even though the revenue goes up. In sum, we cannot gain the market share and our competitors also might earn good revenues. Is the main reason of jump-up market demand increased? Let me show you the market and demand trend in the next slide.

<メモ例>
 Revenue UP after Lehman shock in Y08
 New brand in Y13 => Huge jump in Y14
 (But) market share is same (5year). No market share gain
 Why? Demand is good and UP? Go to next slide

メモですので、自分で分かる記号などあれば使ってください。
使いたいフレーズや表現があれば、メモしておいても結構ですが、
セリフを事前に書いたりするのではなく、
プレゼン会場で状況に応じた言葉を選んでください。

 

まとめ

1. 企業での英語プレゼンは十分な準備と心構えをもって臨む。
2. プレゼン目的とゴールを明確にする。
3. 社内プレゼン・ルールがあれば、必ず遵守する。
4. プレゼン参加者(Audience)が誰かを把握したうえで臨む。
5. 論理的なストーリー展開を心がける。
6. 練習やリハーサルは十分に行い、準備する。
7. セリフ(メッセージ)の丸暗記や棒読みを避け、要点をメモに書き留める。

 

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