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英語の勉強法

「社会人のあなたに」(11)~外資系企業でのスムーズな英語コミュニケーション術~

外資系(多国籍)企業では日常業務において、もしくは社内公用語として
英語がコミュニケーション手段になります。
スムーズに効率的に仕事を進めるかは、その英語運用力に左右されることもあります。

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今回は外資系企業における英語でのコミュニケーションを
いかに効率よく運用していくかのヒントをお話しします。

 

コミュニケーションは基本姿勢が大事です

企業内でのコミュニケーション手段は様々ですが、以下が代表的なものといえるでしょう。
どの手段においても重要かつ基本的な事は変わりません。

* Face to Face
* 電話やインターネット通話
* Video会議
* E-mail、メモ、書類など

英語力や英語運用力は企業内コミュニケーションでは大切ですが、
その言葉を使う人の姿勢や気持ちが、それ以上に重要になります。

 

1.Respectを持って接する

コミュニケーションをとる相手は多く、そしていろいろおられるでしょう。
上司、部下、同じ部署の同僚、そして違う部署のメンバーと多岐にわたります。
そして、同じオフィス(ビル)空間に居たり、または海外を含め違う拠点にいたりする
ケースがあります。

どこに居ようとも、どのような相手であろうとも、Respectの気持ちは持ってください。
たとえ自分よりポジションやタイトルが下であろうとも。
そのような気持ちを持つことにより、チームワークも円滑に進み、
コミュニケーションがスムーズに取れるようになります。
気持ちは言葉に伝わっていきます。

例えば、E-mailメッセージで以下のようなシンプルな一文を付けるだけでも十分です。
(頻繁にやり取りをしている他部署のメンバーなどに)

Thanks for your support.
Thank you for proposing good ideas.

やりとりの状況や返信内容によって、コメントなどは変えてください。
いきなり「本題」や「依頼」に入るのではなく、ワンクッションを置いてください。

 

2.「Yes」か「NO」を伝えるように努力する

とかく日本人は表現を曖昧にしたり、「以心伝心で・・・」とよく言われたりします。
しかし、外国人と仕事をする上では、このような対応は避けてください。
誤解を生んだり、チームにとって良くない結果につながりかねません。
極力、YESもしくはNOの意思表示はしてください

またPositiveかNegativeかを分かりやすく伝えましょう
ある意見や状況に対して、自分の姿勢を明確にすることにより、
話し合いの進め方が決まってきたりします。
どういう解決ができるかをお互いに探すこともできます。

YESもしくはNOと白黒はっきり出来ないこともあると思います。
いわゆるグレーエリアです。
この状況は日本人だからあるわけでもなく、外国人もそのような状況はあります。
その時は、やはりその旨をしっかりと伝えましょう。
分からないときは、はっきりと伝えてください。

【例文】
I am sorry. I am not sure what I say but I like the 2nd option.

 

3.アグレッシブすぎるのは禁物

はっきりストレートな発言なり表現するのは大変重要ですが、
度を越してアグレッシブになりすぎるもの禁物です。

これも逆に反発を買い、本来、協力を得たいと思っている状況で、
助けてくれなかったりします。
なかなか線引きが難しいところですが、注意してください。

その傾向にある人は、「アグレッシブになり過ぎていないか」を
ときおり振り返るようにしては如何でしょうか。

命令形は禁物です。
Iが主語の時以外は、Shouldは使わないように心がけてください
(I should have offered the best solution. などは、構いませんが)
明確にストレートに伝えなくてはなりませんが、相手が気持ちよく受け取って
くれるような表現を心掛けてください。

 

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明確でわかりやすい英語表現を使うことが大事

企業内英語コミュニケーションでは、難しい表現などは使わないほうが
良いケースが多いです。

すべてがネイティブ・イングリッシュ・スピーカーではありません。
英語を母国語としていない人もいるということです。
会ったこともなく、メールなどで名前だけでは判断ができませんが、注意してください。

英語は社内コミュニケーションの共通言語になります。
当然、英語レベルも社員によって様々です。
極力、簡単で分かりやすいほうがベターです。
Native speakerには、そこまで気を付けなくても良いですが、
いろいろな状況が考えられますので、考慮してください。

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たとえば、「そのアイデアは良いけども、後回しにしましょう」ということを
表現を伝えることがあったとしましょう。

1) It is a good idea but let’s put it on the back burner.
2) It is a good idea but it is better to wait for taking an action now.

1) の表現はNon-native speakerには、通じないかもしれません。
To put something on the back burnerというイディオムは、
「重要でない」や「後回しにする」という意味があります。
この意味を知らないと、コミュニケーションが取れません。
したがって、2)の表現の方が無難と言えるでしょう。

 

結論は先に述べるようにして、論理的に説明する

結論を極力、最初の方に述べてください。
もし、e-mailメッセージで誰かに依頼したことがあるのであれば、
まずはその旨を先に書いてください。

このルールはとても重要です。
たとえば次の例文ですが、海外工場に対して生産および出荷を
急いで部品があったとしましょう。

========================================
Could you please expedite the production and shipment schedule of the following part?

Part#: ABC12345
Order#: XYZ9876
Q’ty: 3000 units

My account, “company A”, needs the part until the end of March because of launching new models in Q2. The models are very strategic ones in this year so their production and launching schedule would be secured.

I deeply understand that your factory is running in full capacity and facing the delivery problem. However, I think your best efforts allow us to make a robust relationship with the customer.
========================================

流れとしては、初めにお願いの文を書き、その後で具体的な部品名、
オーダー番号、数量などの情報をいれます。

次にどうして急ぐのかの理由を簡単に述べます。
最後に自社工場の大変な状況を理解していることも示しますが、協力を求めてください。

余談ですが、テクニックとしては、工場の担当者の努力でその問題を解決ができ、
それが会社の利益に貢献しているという事実を上手に伝えては如何でしょうか。
結果的に、納期の優先度を上げてくれれば、依頼・交渉は成功したと言えるでしょう。

 

まとめ

1. 外資系企業内の英語コミュニケーションでは、基本的な姿勢、Respectの気持ちを持つことが重要。
2. 「Yes」か「NO」を伝えるように努力する。
3. ストレートで明確な表現は重要だが、アグレッシブになり過ぎない。
4. 明確でシンプルな英語表現を心掛ける
5. 結論は先に述べ、ロジカルに話を進める。

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